Проведение пресс-конференций и брифингов

• Классификация СМИ
• Составление пресс-релиза
• Проведение пресс-конференций и брифингов
• Информационный пакет

Пресс-конференции и брифинги — прекрасная форма работы с каналами массовой информации, поскольку:

• они дают уникальную возможность одновременной передачи информации практически во все СМИ;
• Вы не тратите время и усилия на подготовку материала для конкретного печатного издания или телерадиоканала — все это с учетом особенностей и приоритетов своего СМИ сделают на профессиональном уровне сами журналисты;
• поднимаемую Вами тему или проблему журналисты осветят шире, чем это изложено в Вашем пресс-релизе, благодаря тому, что будут иметь возможность задавать интересующие их вопросы.

Последний пункт имеет и свои «минусы» — вопросы, задаваемые журналистами, могут быть самыми неожиданными и каверзными. Что бы провести пресс-конференцию на достойном уровне и избежать проблемных ситуаций, необходимо быть в курсе событий Вашей организации, владеть информацией не только по тематике конференции, но и по актуальным проблемам и направлениям деятельности, входящим в компетенцию организации. По возможности, исходя из ситуации, заранее подготовить ответы или общие установочные направления на проблемные вопросы.

Пресс-конференция и брифинг — это встреча, беседа официальных лиц или участников важных событий с представителями печати, радио, телевидения по вопросам, представляющим широкий общественный интерес. В классическом варианте брифинг предназначен для ознакомления и распространения информации, а пресс-конференция еще и для ее обсуждения.

В отличие от пресс-конференции брифинг более мобильная форма общения со СМИ — короткая официальная форма уведомления и ознакомления журналистов с только что вышедшим официальным документом или произошедшим событием. Его продолжительность в среднем около получаса. К брифингу часто прибегают в случаях, когда нужно пояснить или расширить имеющуюся информацию (пришествия, чрезвычайные ситуации, аварии, официальный ответ/реакция на манифестацию и т.п.). В этих случаях брифинг позволяет донести до СМИ, а через них до всего общества Вашу интерпретацию произошедших событий. Если же во время не среагировать, то информация в СМИ пройдет в вольном стиле видения журналистов и оказать негативное влияние на общественное мнение. В качестве удачного примера можно привести брифинг Республиканского центра по профилактике и борьбе со СПИД МЗ РТ после манифестации общественности, возражающей против открытия стационара для ВИЧ-инфицированных больных. Брифинг имел большой отклик в СМИ и тем самым, способствовал смягчению отношения общественности к пациентам центра СПИД.

Существует еще несколько отличий брифинга от пресс-конференции. В классическом варианте пресс-конференция обычно заканчивается фуршетом или коктейлем, на котором имеет место продолжение общения и обсуждение поднятых пресс-конференцией проблем. После брифинга не желательны контакты с прессой — возможна утечка неофициальной информации. Она может свести на нет все усилия брифинга. Кроме того, на пресс-конференцию помимо журналистов часто приглашают и других заинтересованных лиц (представителей других организаций и учреждений, работающих в той же области, партнеров, в том числе потенциальных, всех, в ком Вы заинтересованы) для которых также необходимо донести информацию. На брифинге информация распространяется только среди журналистов — профессионалов.

Для проведения пресс-конференций и брифингов нужны веский повод и значительная причина. Как правило, это важные и интересные новости для СМИ. Злоупотреблять вниманием журналистов на пресс-конференции или брифинге ради короткой информации, которую можно распространить по редакциям просто пресс-релизом, не стоит.

Хорошими темами для пресс-конференций и брифингов являются:

• проведение международных акций (1 декабря — Всемирный день борьбы со СПИДом, 26 июня — Международный день борьбы с наркоманией и наркобизнесом, 3-е воскресенья мая — Всемирный день памяти погибших от СПИДа);
• объявление тематических конкурсов местного и республиканского уровня (конкурс среди СМИ «Нет наркотикам и СПИДу!»), объявление начала (старт) информационных и просветительских кампаний, проектов;
• принятие важных государственных и законодательных документов (Республиканских целевых и комплексных программ, постановлений, распоряжений и т.д.);
• открытие новых учреждений, организаций или их филиалов (открытие Центра реабилитации людей с наркотической зависимостью);
• незапланированные события или чрезвычайные ситуации, произошедшие в организации/учреждении (массовые отравления или заражения, манифестации общественности).

Пресс-конференции и брифинги необходимо планировать и тщательно к ним готовиться. Чем больше внимания вы уделите подготовке, тем содержательней пройдет конференция.

Для проведения пресс-конференции или брифинга необходимы люди.

Выступающие. Как правило, это представители руководства организации/учреждения, а также специалисты, занимающиеся вопросами поднятой на пресс-конференции проблемы или темы. Для отражения объективной ситуации и взгляда на проблему с разных точек зрения имеет смысл приглашение для выступления представителей других заинтересованных ведомств. Проведение совместных пресс-конференций обычно больше привлекает журналистов и имеет широкий резонанс в СМИ. Но, число участников пресс-конференции должно быть лимитировано. Из-за большого числа желающих высказаться пресс-конференция может затянуться, не останется времени на вопросы. Кроме того, чем меньшее количество человек выступает, тем меньше одна и та же информация повторяется «другими словами» и меньше шансов затронуть «опасные темы». Несомненно, выступающий должен уметь говорить и владеть вниманием аудитории, но в рамках обсуждаемой темы и регламента. Чем дольше длиться речь, тем больше шансов сказать больше чем нужно и попасть в неприятное положение.

Ведущий. Желательно, что бы им был человек, ответственный за связи с общественностью в учреждении, знающий каналы массовой информации, их особенности и требования. Умение сохранять спокойствие, уверенность, непоколебимость под натиском журналистов, но вместе с тем корректность и вежливость — важнейшие качества ведущего. Подбор участников пресс-конференции/брифинга и вся организация мероприятия также входят в его компетенцию.

Журналисты — представители масс-медиа. На пресс-конференции можно и нужно приглашать все СМИ, которые хоть в малейшей мере заинтересованы или могут заинтересоваться сообщаемой информацией. В какой форме и как буден подан материал, решают сами журналисты. Это, с одной стороны, выгодно — вы не тратите усилия на подготовку одного материала в разных ракурсах (для медиков, психологов — в специализированных СМИ, для родителей — в программах новостей или для подростков — в молодежной газете). С другой стороны, вы не сможете отследить все журналистские материалы в стадии подготовки и исправить возможные ошибки или неверное толкование информации.

Для того, чтобы журналисты откликнулись и пришли на пресс-конференцию или брифинг их нужно заинтересовать.

Технический персонал. Для организации потребуется помощь — в подготовке и размножении материалов пресс-релиза, в приглашении СМИ и их регистрации на самой пресс-конференции, брифинге.

Всем организаторам пресс-конференции/брифинга желательно иметь бейджи с их именами, чтобы приглашенным было легче ориентироваться и обращаться по всем возникающим вопросам.

Выбор даты и времени проведения пресс-конференции или брифинга зависит от Вас. Важно, чтобы выбранная Вами дата не пересекалась с другими яркими событиями, которые могут перетянуть все внимание журналистов на себя. Этого можно избежать, не выбирая даты традиционных праздников или крупных событий, намеченных ранее Вашего мероприятия (День независимости, День города, Визит официального лица). Для контроля можно согласовать этот вопрос в Министерстве по делам печати, телерадиовещания и средств массовых коммуникаций РТ, Управлении по связям с общественностью и средствами массовой информации администрации города или района либо со знакомыми журналистами.

Приглашение на пресс-конференцию осуществляют в разных формах. Это зависит от уровня организуемой пресс-конференции, ее темы и Ваших связей в журналистской среде. Пригласить можно по телефону, воспользоваться факсом или почтой. Лучшей формой является письменное приглашение на пресс-конференцию за 5–7 дней до нее. Пригласит представителей СМИ можно обратившись к главному редактору, редактору отдела новостей и информации или непосредственно к журналисту, курирующему Вашу тему. Возможно обращение в информационные агентства («Татар-информ») с просьбой уведомить все СМИ о предстоящей пресс-конференции в материалах, которые рассылает это агентство. Принято сообщать о пресс-конференции трижды — до отправки письменного приглашения, сразу после него, чтобы убедиться, что оно дошло и непосредственно перед пресс-конференцией.

Оптимальным вариантом является письменное приглашение на имя главного редактора, отправленное по факсу за 5–7 дней, и телефонный разговор с ответственным за тематику журналистом накануне пресс-конференции.

О планируемом брифинге прессу извещают за день, а иногда и в день проведения.

Приглашения, как и пресс-релизы хорошо готовить на фирменных бланках организации или на специально подготовленных бланках для прессы. В приглашении необходимо четко указать: тему пресс-конференции/брифинга, участников (как представителей организации/учреждения, либо если это достаточно известные в обществе люди, лучше указать их фамилии — это заинтересует журналистов), дату, время, место проведения, контактный телефон для дополнительной информации. Возможно изложение, какой-либо дополнительной информации (обоснование важности и актуальности проблемы, спорные, позитивные и негативные моменты), способной заинтересовать СМИ.

Ответственно необходимо подойти к выбору помещения для пресс-конференции/брифинга. Можно воспользоваться конференц-залом собственного учреждения, арендовать подходящее помещение в офисном центре, доме культуры и т.д. Главное, чтобы к месту проведения было возможно быстро и удобно добраться всем приглашенным. Для брифинга с ограниченным числом пригашенных журналистов можно воспользоваться и кабинетом руководителя учреждения/организации, если позволяют площади помещения и посадочные места (стол для совещаний). Зал желательно оформить в соответствие с темой конференции/брифинга. Необходимо позаботиться о сцене или президиуме, где будут сидеть выступающие, стульях для прессы, телефонной связи, освещении и техническом комфорте для электронных СМИ (доступность электрических розеток для телевизионного оборудования).

На столе президиума необходимо расставить таблички с четко написанными именами выступающих. Иногда на табличках указывают также должность и название учреждения/организации. Оформление табличек зависит от уровня, темы и обстановки проведения пресс-конференции/брифинга. Международный этикет ограничивает надписи табличек именем и фамилией выступающего. У нас, как правило, указывают дополнительную информацию.

Пресс-конференции и брифинги проводят по следующему сценарию. За 30–15 минут до объявленного начала пресс-конференции начинают регистрацию представителей СМИ. Для этого должен быть отведен стол с табличкой «Регистрация прессы» или «СМИ» и выделен человек для встречи прибывающих журналистов. Регистрационный лист с аккредитованными представителями СМИ лучше подготовить заранее. Во время регистрации лучше записывать не только ФИО журналиста и представляемый им канал, но и контактные телефоны, тематику специализации корреспондента. Это позволит в дальнейшем отследить материал пресс-конференции и вероятно наладить связи с журналистом.

Регистрацию хорошо совместить с распространением пресс-релизов и информационных пакетов с дополнительной информацией по теме, фотографиями, плакатами, буклетами и др. К пресс-релизу обязательно необходимо прикрепить дополнительный лист с информацией о выступающих (ФИО, должность, представляемое ведомство, организация/учреждение, направление деятельности). Информационные пакеты необходимо сформировать заранее, лучше, если они будут в папке с логотипом Вашей организации/учреждения, акции и т.д. Пресс-конференция пройдет эффективнее, если журналисты будут слушать выступающих, предварительно ознакомившись с сутью обсуждаемой проблемы.

Не затягивайте начало и окончание пресс-конференции, брифинга. Никогда не будет лишним продемонстрировать свою пунктуальность, деловое отношение и уважение к чужому времени.

Начинайте и заканчивайте пресс-конференцию/брифинг с благодарности всем присутствующим, за то, что они заинтересовались и нашли время посетить Ваше мероприятие. Это пойдет в «плюс» и Вашей организации, и Вам, как его лицу в среде СМИ. Поблагодарив присутствующих, представьтесь сами и представьте тех, кто будет выступать. Это не должно занять более 1–3 минут.

Ведущий должен заранее спланировать и согласовать с выступающими порядок и освещаемые ими вопросы (иногда, вплоть до написания текстов выступления). Крайне важно соблюдение регламента. В зависимости от важности и состава президиума — не более 5–10 минут на выступление. Оптимальная продолжительность пресс-конференции — 45–60 минут, из которых не менее половины нужно оставить на вопросы журналистов. Брифинг обычно проводится в течение 30 минут. Число и круг вопросов на брифинге желательно ограничить темой брифинга.

На вопросы лучше отвечать коротко, четко и понятно. Длинные пространные ответы затянут пресс-конференцию, а также могут уклонить ход событий от темы. Все это не будет способствовать успеху Вашего мероприятия. Динамичность — одно из требований хороших пресс-конференций. Если пресс-конференция затягивается, вопросы возникают медленно и натянуто, ведущему нужно взять на себя ответственность в корректной, но твердой манере завершить мероприятие.

Если какие-либо СМИ не смогли аккредитовать своего представителя на пресс-конференцию или брифинг, например, по причине занятости на другом мероприятии, пришлите им пресс-релиз оперативно после пресс-конференции/брифинга. Выйдете на этот канал СМИ, поинтересуйтесь, в чем причина отсутствия их представителя, интересна ли им эта тема и вообще область, в которой работает Ваша организация/учреждение, нужна ли дальнейшая информация и приглашения на последующие встречи.

В течение недели или более (в зависимости от периодичности выхода каналов СМИ) необходимо отслеживать материалы, опубликованные и вышедшие в эфир после пресс-конференции/брифинга. Это позволит Вам:

• оценить мастерство, характер и уровень подачи информации;
• выбрать потенциальных партнеров для сотрудничества (хорошие отношения с хорошим журналистом нужно ценить);
• увидеть и в дальнейшем исправить ошибки проведения этой пресс-конференции (вплоть до личного имиджа).

Не ссорьтесь с прессой, даже если Вы правы на 100 процентов. Будьте вежливы, гостеприимны и нейтральны. Не допускайте ни жесткого, высокомерного, ни панибратского отношения к приглашенным на пресс-конференцию.