Составление пресс-релиза

• Классификация СМИ
• Составление пресс-релиза
• Проведение пресс-конференций и брифингов
• Информационный пакет

Одной из наиболее распространенных форм систематической связи учреждения/организации со средствами массовой информации является пресс-релиз — краткое или расширенное информационное сообщение о каком-либо событии, действии и т.д.

Журналисты ежедневно получают огромное количество информации, в том числе в форме пресс-релизов. Для того, что бы заинтересовать СМИ своей информацией пресс-релиз должен быть составлен по всем канонам журналистики.

Для оформления пресс-релиза хорошо использовать бланк учреждения/организации или специально разработанный бланк для прессы (такова практика пресс-служб крупных ведомств).

Пресс-релиз должен быть обязательно напечатан. Печать с большим интервалом и полями (для последующих правок редактора). Для печатных машинок — печать через два интервала, в случае компьютерного набора — легко читаемый шрифт размера 12–14пт, текст с правой стороны обычно не форматируется. Объем пресс-релиза — 1–2, максимум 3 страницы.

Любой пресс-релиз начинайте с даты и места, например, «Казань, 24 октября 2000 года».

Обязательно укажите ФИО контактного лица и способ связи с ним для получения дополнительной информации. Это можно сделать в правом верхнем углу первого листа, либо, если пресс-релиз напечатан на бланке — в конце текста.

В зависимости от сроков Ваших новостей Вы можете указать с левой стороны пресс-релиза над заголовком либо «Для немедленного распространения», либо «Эмбарго до…». Эмбарго означает запрет на раскрытие новости до определенного времени, например, если в пресс-релизе приведен текст выступления, которое еще не сделано. Но во многих других случаях гарантий сохранения тайны Вашей новости со стороны журналистов, как правило, нет, — они не любят эмбарго. Не накладывайте эмбарго, если серьезного обоснования этому нет.

Если пресс-релиз не помещается на одной странице, внизу первой страницы пишут: «продолжение следует» или «см. продолжение». По международным стандартам в конце первой страницы пропускается строка и в центре ставится знак «# # # #». Следующие страницы лучше печатать на новых листах, не используя оборотную сторону. Все страницы пресс-релиза необходимо нумеровать. Хорошо на последующих листах пресс-релиза помимо нумерации указывать единый подзаголовок.

Заголовок пресс-релиза должен привлечь внимание и заинтересовать ознакомиться с материалом:

• заголовок — точные, ключевые слова, суть новости;
• постарайтесь уложиться в 70–80 знаков;
• обязательно наличие глагола — он несет основную смысловую нагрузку действия, как и в остальном тексте лучше использовать настоящее время;
• не бойтесь пунктуационных знаков — многоточие, тире, восклицательные и вопросительные знаки создают эмоциональный фон и привлекают внимание;
• остерегайтесь штампов и примитивности.

Содержание пресс-релиза должно быть изложено просто, ясно и доступно. Стиль — авторский, в зависимости от темы и освещаемой проблемы, но не забывайте, что пресс-релиз носит новостной характер. Рационально, если информация будет разбита на смысловые абзацы с пробелами между ними.

Основная мысль и содержание информации должны быть ярко выражены в первом абзаце. Он носит название «лидер-абзац», «лид». Это ключевой абзац Вашего пресс-релиза. Он должен содержать ответы на стандартную журналистскую пятерку вопросов: Кто? Что? Где? Когда? Почему? Именно по нему будут судить, достоин ли Ваш материал, занимать место в газете или программе новостей.

Второй и третий абзацы могут содержать одну — две цитаты по теме пресс-релиза. Цитаты должны «смотреться» в тексте. Каждый последующий абзац должен быть менее важным, чем предыдущий. Чтобы при сокращении пресс-релиза, которое обычно производят с конца, не потерять самую главную и нужную информацию.

В материале пресс-релиза должна быть ссылка на источник информации.

Не старайтесь вложить в две страницы пресс-релиза всю мировую информацию по теме. Выберите только самое существенное. Ничего лишнего! Остальные материалы можно вложить в информационный пакет.

Лучше писать простыми и короткими предложениями. Значимая фраза в русском языке содержит 10–15 слов. Если в тексте используются сокращения, обязательно дайте вначале их расшифровку. Избегайте банальностей и штампов, а также профессиональных терминов, малопонятных и журналистам и потенциальной аудитории читателей/слушателей.

Информация, изложенная в пресс-релизе, должна быть точной, достоверной и тщательно выверенной. Исправить ошибки пресс-релиза после получения его в редакциях практически нереально. Своей репутацией нужно дорожить.

Заинтересовать пресс-релизом журналистов можно, приложив к нему фотографии, негативы или иллюстрации по теме. Подпись к фотографии приклеивается на обороте клейкой бумагой. Если количество фотографий ограничено или экономически не выгодно, сделайте в пресс-релизе возле координат контактного лица пометку: «для получения фотографий».

Обязательно дайте прочитать и проверить пресс-релиз перед отправкой руководству! Неплохо дать ознакомиться с пресс-релизом человеку, далекому от темы. Взгляд со стороны поможет увидеть оплошности и неточности.

Подготовленный, напечатанный, выверенный, согласованный и одобренный пресс-релиз отправляют по почте или факсу в заинтересованные СМИ. Для экономии сил, средств и времени можно также воспользоваться услугами информационного агентства («Татар-информ»), которое доведет Ваш материал до сведения всех СМИ. Но в этом случае, не исключено, что Ваш пресс-релиз подвергнут редакторской правке дважды — сначала в агентстве, затем в редакциях СМИ.

Посылая пресс-релиз, помните о сроках предоставления материалов. Для новостных радио- и телепрограмм это может быть от 5 часов до получаса, для печати — в зависимости от периодичности выхода от нескольких месяцев до двух-трех дней. Необходимо время для редактирования Вашего сообщения и подготовки к печати, включая подбор фотографий или другой графики. Как правило, за день до тиражирования газета уже подписывается в печать.

Не расстраивайтесь, если Ваш пресс-релиз журналисты «перевернут с ног на голову» или заново перепишут — учитесь видеть и исправлять свои ошибки.

Судьбой посланного Вами пресс-релиза можно и нужно интересоваться!

Сохраняйте и собирайте Ваши пресс-релизы вместе с информацией о дате отправки, публикации, ФИО журналиста. Учтите, пресса не обязана обеспечивать Вас вышедшим номером с Вашим материалом.

Удачные материалы других авторов словари и энциклопедии помогут Вам стать профессионалом.